Reglamento interno

Las presentes normas recogen acuerdos de las reuniones de las Juntas directivas y de las Asambleas ordinarias de ACAD. Todas ellas son consideradas transitorias, y su recogida tiene únicamente la intención de que sean recordadas, sobre todo para los nuevos vocales que se integren en la Junta directiva. Podrán ser modificadas siempre que lo decida la Junta directiva, y nunca podrán contravenir los Estatutos de la Asociación.

1.- ORGANIZACIÓN DE LOS CONGRESOS DE LA ACAD

1.1.- Objetivos

Difusión de la labor científica de los miembros de ACAD. Contribuir a la formación de las personas que asistan a las reuniones científicas anuales. Presentación de los avances científicos de la especialidad. Servir de lugar de encuentro de los asistentes, para coordinar las actividades científicas y trabajos en grupos. Servir de punto de encuentro para la realización de la asamblea anual ordinaria de socios, y eventualmente de las Asambleas extraordinarias.

1.2.- Lugar y época

Se celebrará un congreso o reunión anual, preferentemente en el mes de octubre. Tendrá lugar en ciudades del ámbito de ACAD que reúnan condiciones para la organización de una reunión de este tipo.

1.3.- Forma de asignación de la sede de la Reunión

Reunión Las solicitudes se realizarán a la junta directiva, bien en las reuniones periódicas de la misma, o en la asamblea general de socios. La junta presentará las propuestas de candidatura a la Asamblea de socios para solicitar su aprobación.

1.4.- Órganos rectores de una Reunión

La organización de la reunión se encarga a una persona concreta, por parte de la junta directiva de ACAD. Dicha persona, será el presidente de la reunión, y se rodeará de un comité organizador y un comité científico de la reunión.

El presidente de la reunión será invitado a las convocatorias de la junta directiva de ACAD durante el año previo, para exponer a la junta directiva de ACAD el progreso en la organización de la reunión, el diseño de las mesas redondas y conferencias magistrales.

Sería deseable que los miembros del comité organizador fuesen miembros de ACAD, así como la mayoría de los ponentes. De la misma manera, miembros de la junta directiva de ACAD, o socios de la misma expertos en los temas a tratar, podrían ser elegidos para presidir o moderar las diferentes mesas o sesiones de comunicaciones.

El comité científico de la reunión junto al presidente del comité científico de ACAD seleccionará las comunicaciones enviadas para su presentación en la reunión y concederá el premio a las mejores comunicaciones de tipo oral y póster.

1.5.- Condiciones para organizar una Reunión anual de la ACAD

  • Capacidad hotelera de al menos 120 congresistas.
  • Salón de Actos con capacidad de 150 personas.
  • Un espacio amplio para presentación de pósters.
  • Espacio para instalación de al menos 10 stands para publicidad de laboratorios farmacéuticos.
  • Disponer de infraestructura informática para difundir la reunión anual, recibir las inscripciones y comunicaciones, etc.
  • La página web correspondiente a la reunión anual debe estar integrada en la página oficial de la ACAD.

1.6.- Programa y Desarrollo de la Reunión

El tema central de la reunión si existiese será presentado por el presidente de la reunión a la junta directiva de ACAD para su aprobación, al menos 1 año antes de su celebración. El congreso o reunión se desarrollará al menos en jornada de mañana y tarde de un viernes, y el sábado por la mañana. Las comunicaciones presentadas en la reunión deben ir firmados al menos por un socio de ACAD. En lo posible, la exposición de las comunicaciones no debe de coincidir con el desarrollo del tema central.

En la reunión debe de haber un momento, de unos 10-15 minutos, para leer el trabajo premiado con la beca del año anterior. El nombre y título deben estar en el programa definitivo. Durante la reunión anual también se celebra la asamblea ordinaria de socios generalmente en la tarde del viernes. En la asamblea se dará lectura a la memoria anual de actividades de ACAD, se realizará un informe de la tesorería, altas y bajas de asociados. En caso de fallecimiento de algún socio durante el año se comunicará a la asamblea (como recoge el art. 17-c de los Estatutos), siendo conveniente tener un momento de silencio en su memoria.

1.7.- Organización económica

Se abrirá una cuenta bancaria a nombre del congreso, a través de la cual se realizarán todos los movimientos de ingresos y gastos. La junta directiva de ACAD, a propuesta del presidente de la reunión, aprobará el presupuesto económico, cuotas de inscripción, y revisará el resultado final de la reunión. Podrá existir una cuota especial de inscripción a la reunión reducida para los médicos en formación. La cuantía de los premios concedidos a las mejores comunicaciones oral y póster corren a cargo del comité organizador de la reunión. En caso de que el número de la revista dedicado al congreso exceda en paginación el gasto también correrá a cargo del comité organizador de la reunión. Si existiese beneficio económico en la gestión de la reunión un 60% se destinará a la tesorería de ACAD y el resto quedará a disposición del comité organizador de la reunión. Igualmente, ACAD correría con el gasto correspondiente en caso de balance negativo de la reunión.

1.8.- Funciones del Comité local de una Reunión

• Designar comité organizador (presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, vocales), comité científico y comunicar estos nombramientos a la junta directiva de ACAD.
• Proponer a la junta directiva de ACAD los presidentes, moderadores o secretarios de las mesas redondas y en su caso comunicar los nombramientos a los interesados.
• Solicitar la Declaración de Interés Sanitario a la Consejería de la Comunidad Autónoma correspondiente, o solicitar el Formulario de solicitud para Actividades de Formación Continua en el Ministerio de Sanidad.
• Concretar con la agencia los siguientes temas: Inscripciones, transportes, sede de la reunión, alojamientos, cuenta corriente en un banco a nombre de la reunión, hacer un sello con el NIF, con el anagrama de ACAD y en el que conste el nº de la reunión y la sede de la misma, aspectos de editorial para la elaboración de los pósters de anuncio, boletines de inscripciones que deben incluir el IVA, hojas de comunicaciones y cartas de presentación del congreso.
• Es conveniente que se cree una página web, ligada o incluida en la página de la ACAD que permita el envío de las comunicaciones.
• Organizar la reunión de la Junta Directiva el jueves previo a la reunión.
• Contactar con la dirección de A. primaria, y con el coordinador docente de A. primaria para presentarles el programa de la reunión, y planificar la difusión del programa a todos los médicos de A. primaria de la provincia.
• Elaborar el presupuesto, con detalle de ingresos y gastos previstos. En el mismo sentido, se realizará un desglose del balance final de la reunión, que será presentado a la Junta Directiva de ACAD.
• Elaborar el programa de la reunión, y presentarlo a la junta directiva. Se aconseja un programa provisional, para repartir hacia febrero. En él ya debe estar claro quienes son los ponentes, horarios, etc. Hacia el mes de agosto se reparte el programa oficial. En él ya se concretarán temas, horarios, formas de inscripción, etc. El programa definitivo se reparte en la reunión. Debe incluir una presentación-saludo, hoja de inscripción, otra de comunicaciones. En éste se añaden, a los datos anteriores, los títulos de las comunicaciones con sus autores y entro de trabajo de procedencia.
• Las ponencias y los resúmenes de las comunicaciones deben de estar en poder del comité organizador unos 15 días antes, y un mes antes las ponencias en manos del redactor de la revista para su edición y su entrega durante la reunión.
• Se debe difundir la reunión en distintos medios como Diario Médico, Sociedad Española de Patología Digestiva, Revista Española, Revista ACAD, y otros medios de comunicación locales.
• Se intentará que los miembros de la junta directiva y los ponentes se alojen en el mismo hotel.

2.- OTRAS REUNIONES O CONGRESOS

ACAD patrocinará o apoyará cualquier actividad científica en la especialidad, siempre que concurran las siguientes condiciones:

  • Que se solicite previamente, exponiendo el programa, ponentes y finalidad de la actividad a la junta directiva, y que ésta dé su visto bueno.
  • Que no suponga una carga económica para la asociación.

3.- BECAS ACAD

ACAD convocará anualmente unas ayudas para trabajos inéditos elaborados por los socios. Las condiciones de presentación de los trabajos se publicarán en la revista ACAD y en la página web, así como en los medios que se considere oportunos. Los trabajos serán recibidos por el presidente del comité científico de ACAD que los hará anónimos y remitirá a los miembros del comité científico de ACAD o a otras personas en las que se delegue que dará las puntuaciones, siendo este resultado irrevocable. Excepcionalmente podrá dividirse el premio entre dos trabajos. Los trabajos premiados deberán presentarse en la reunión anual del año siguiente, y serán publicados en la revista de ACAD.

4.- INSIGNIAS DE LA ACAD

La junta directiva de la ACAD propondrá la concesión de una insignia de oro a ex-presidentes de la junta directiva y a personas con méritos excepcionales en la organización de ACAD en la asamblea ordinaria de socios para su aprobación. El mismo procedimiento se realizará para el nombramiento de Socios de Honor u otras distinciones.

5.- REVISTA ACAD

La junta directiva designará a una persona como director de la revista y a otra como redactor jefe. Ambos cargos tendrán una duración de 3 años renovables. El puesto de redactor jefe podrá ir unido a una gratificación económica, que debe aprobarse en la propia junta directiva. En cada reunión de la junta directiva se incluirá un punto del orden del día acerca de la situación de la revista, que será desarrollado por el director o el redactor jefe. La Junta directiva de ACAD funcionará como comité editorial de la revista, aunque puede delegar esta tarea en otras personas que considere idóneas para ello.

6.- GRUPOS DE TRABAJO

La junta directiva de ACAD, de acuerdo con el artículo 5º de los estatutos, podrá proponer la realización de cuantos grupos de trabajo se consideren oportunos para fomentar la investigación de áreas de la especialidad, facilitándoles la estructura de la organización, así como medios humanos y materiales. El funcionamiento de los grupos de trabajo será autónomo, pero deberán exponer su organización, formas de trabajo, proyectos, presupuestos y personas responsables, para que sea aprobada por la junta directiva de ACAD. Para ello informarán periódicamente o asistirán a las reuniones de la junta directiva.

7.- PÁGINA WEB

ACAD dispondrá de una página web en la que se harán públicos diversos aspectos de la misma: estructura, ámbito, Junta directiva, reuniones, temas de interés, enlaces con otras asociaciones, etc. La modificación de la página corresponde al presidente de ACAD y a las personas que la junta directiva dictamine. Para su funcionamiento hay un encargado de su mantenimiento que podrá ser gratificado. Un miembro de la junta directiva se encargará de la actualización de la misma e informará en las reuniones de la junta de las novedades. La junta directiva podrá renovar cada dos años esta figura, estando pendiente la forma de hacerlo.

8.- REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA

Serán convocadas por el secretario a propuesta del presidente. Al menos se realizarán 3 al año: en la reunión anual de ACAD y previa a la asamblea de socios, a final de año (o comienzos del nuevo año) para renovar los cargos correspondientes, y en mayo o junio para resolver las becas de ACAD. De todas ellas levantará acta el secretario, acta que debe de enviarse a todos los miembros de la junta antes de la siguiente reunión. A la junta serán convocados, además del presidente, vicepresidente, tesorero, secretario y vocales de cada provincia, las siguientes personas: Director de la revista, redactor jefe de la misma, presidente de la reunión anual del año siguiente, responsables de cada grupo de trabajo de la ACAD, y presidente saliente en su calidad de presidente del comité científico de la ACAD. Los cargos a renovar anualmente serán publicados en la revista ACAD, en la página web, y en la forma que se considere oportuna. Los relevos de los cargos de presidente, vicepresidente, tesorero y secretario se realizarán el 1 de enero siguiente a la asamblea ordinaria de socios, realizada habitualmente en la reunión anual. Sin embargo, los relevos de los vocales podrían realizarse ya en la reunión de la junta directiva que se realice en la reunión anual y la asamblea general, aunque tenga lugar antes del 1 de enero. Se recuerda que, de acuerdo con los estatutos, los cargos tienen una duración de 2 años, excepto para secretario y tesorero, que será de 3 años. La junta resolverá todos los asuntos que, de acuerdo a los estatutos, le competan, pero en especial:
• Revisará el programa, presupuesto y desarrollo de las reuniones anuales.
• Conocerá la situación de la revista de ACAD y animará a los socios a su participación.
• Estimulará los grupos de trabajo existentes, y conocerá su funcionamiento.
• Conocerá la situación económica de ACAD.
• Ratificará los convenios, económicos o de otro tipo, con otras entidades para el desarrollo de los fines de la Asociación.
• Funcionamiento de la Secretaría Técnica de ACAD.
• Estimulará a los residentes de la especialidad a la incorporación a ACAD

9.- TESORERÍA DE ACAD

Los ingresos habituales de ACAD se producen por las cuotas de asociados y los beneficios de los congresos, reuniones como se explica más arriba (punto 1.7), etc. Los socios deben abonar la correspondiente cuota por domiciliación bancaria. Los organizadores de las reuniones o congresos, presentarán un presupuesto con detalles de ingresos y gastos previstos, para su aprobación. Los miembros de la Junta directiva y otras personas convocadas a la misma recibirán una determinada cantidad por los gastos de desplazamiento.