Asociación Castellana de Aparato Digestivo
Castilla León - Castilla la Mancha - Cantabria - La Rioja - Madrid
Las presentes normas recogen acuerdos de las reuniones de las Juntas Directivas y de las Asambleas Ordinarias de la ACAD. Todas ellas pueden ser consideradas transitorias, y su recogida tiene únicamente el valor de ser recordadas, sobre todo para los nuevos vocales que se integren en la Junta Directiva. Podrán ser modificadas siempre que lo decida la Junta Directiva, y nunca podrán contravenir los Estatutos de la Asociación.
1.1.- Objetivos
Difusión de la labor científica de los miembros de la ACAD.
Contribuir a la formación de las personas que asistan a las Reuniones.
Presentación de los avances científicos de la especialidad.
Servir de lugar de encuentro de los asistentes, para coordinar las
actividades científicas y trabajos en grupos.
Servir de punto de encuentro para la realización de la Asamblea
anual Ordinaria de socios, y eventualmente de las Asambleas extraordinarias.
1.2.- Lugar y época
Se celebrará una Reunión anual, preferentemente en el mes de Octubre.
Tendrá lugar en ciudades del ámbito de la ACAD que
reúnan condiciones para la organización de una Reunión
de este tipo.
1.3.- Forma de asignación de la sede de la Reunión
Las solicitudes se realizarán a la Junta Directiva, bien
en las reuniones periódicas de la misma, o en la Asamblea
anual de socios. La Junta presentará las propuestas de candidatura
a la Asamblea de asociados para solicitar su aprobación.
1.4.- Órganos rectores de una Reunión
La organización de la Reunión se encarga a una persona
concreta, por parte de la Junta Directiva de la ACAD. Dicha persona,
será el Presidene, y se rodeará de una Junta Directiva
para el desarrollo de la Reunión.
El Presidente de una Reunión será invitado a las convocatorias de la Junta Directiva de la ACAD durante el año previo, para exponer, en cada una de ellas, la situación del Congreso, programa, ponentes, actos sociales, etc. Se elegirá un Comité Científico que se encargue de la organización científica de la Reunión, programa, selección de Comunicaciones, adjudicación de posibles premios a los mejores trabajos presentados, y cuantas iniciativas puedan considerar.
Sería deseable que los miembros del Comité de la Reunión sean miembros de la ACAD, así como la mayoría de los ponentes. De la misma manera, miembros de la Junta Directiva de la ACAD, o socios de la misma expertos en los temas a tratar, podrían ser elegidos para presidir o moderar las diferentes mesas o sesiones de Comunicaciones.
1.5.- Condiciones para organizar una Reunión anual de la ACAD
Capacidad hotelera de al menos 120 congresistas.
Salón de Actos con capacidad mínima de 150 personas.
Dos salas más para presentación de Comunicaciones
orales.
Un espacio amplio para presentación de posters.
Espacio para instalación de al menos 10 stands para publicidad
de Laboratorios farmacéuticos.
Disponer de una mínima infraestructura informática
para difundir la Reunión, recibir las Inscripciones y Comunicaciones,
etc. La página web correspondiente a la Reunión debe
ser una parte de la página oficial de la ACAD.
1.6.- Programa y Desarrollo de la Reunión
El tema central de la Reunión será presentado por
el Presidente de la Reunión a la Junta Directiva de la ACAD
para su aprobación, al menos 1 año antes de su celebración.
La Reunión se desarrollará al menos en jornada de
mañana y tarde de un viernes, y el sábado por la mañana.
El Comité organizador podrá organizar, en la mañana
del viernes, Cursos de actutalización en Patología
Digestiva.
Existirá un espacio para presentar Comunicaciones orales
al tema de la Reunión y Comunicaciones libres, así
como una sesión de Pósters. Los trabajos presentados
para estas comunicaciones deben ir firmados al menos por un socio
de la ACAD y serán seleccionados por el Comité científico
de la Reunión. En lo posible, la exposición de las
Comunicaciones no deben de coincidir con el desarrollo del tema
central.
El Comité organizador de la Reunión podrá establecer
premios a las mejores Comunicaciones presentadas.
En la Reunión debe de haber un momento, de unos 10-15 minutos,
para leer la Beca premiada el año anterior. El nombre y título
deben estar en el Programa definitivo.
Durante la Reunión anual se celebra la Asamblea ordinaria
de socios generalmente en la tarde del viernes. En la Asamblea se
dará lectura a la Memoria anual de actividades de la ACAD,
se realizará un informe de la Tesorería, altas y bajas
de asociados. En caso de fallecimiento de algún socio durante
el año se comunicará a la Asamblea (como recoge el
art. 17-c de los Estatutos), siendo conveniente tener un momento
de silencio en su memoria.
Se podrán organizar actos sociales, a discreción del
Comité organizador, siempre que no interfieran el desarrollo
de la Reunión.
1.7.- Organización económica
Se abrirá una cuenta bancaria a nombre del Congreso, a través
de la cual se realizarán todos los movimientos de ingresos
y gastos.
La Junta Directiva de la ACAD, a propuesta del Presidente de la
Reunión, aprobará el presupuesto económico,
cuotas de inscripción, y revisará el resultado final
de la Reunión.
Podrá existir una cuota especial reducida para los Médicos
en Formación.
La organización del Congreso, retirará del beneficio,
si lo hubiere, la cantidad que se considere oportuna, por parte
de la junta directiva, para mejora de las instalaciones de su Centro
de trabajo. En el momento actual esta cantidad se ha fijado en 200.000
pts.
El resto del beneficio, si lo hubiere, será pasado a la Tesorería
de la ACAD. Igualmente, la ACAD correría con el gasto correspondiente
en caso de balance negativo de la Reunión.
1.8.- Funciones del Comité local de una Reunión
Designar Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Secretario, Vocales,
Comité científico y comunicar estas designaciones
a la Junta Directiva de la ACAD.
Nombrar un Comité encargado de los Actos sociales y acompañantes.
Nombrar Presidentes y Secretarios de las Mesas de Comunicaciones.
Solicitar la Declaración de Interés Sanitario con
la Consejería de la Comunidad Autónoma correspondiente,
o solicitar el Formulario de solicitud para Actividades de Formación
Continua en el Ministerio de Sanidad
Solicitar un NIF para la Reunión.
Abrir cuenta Corriente en un Banco, a nombre de la Reunión.
Hacer un tampón con el NIF, con el anagrama de la A.C.A.D.
y en el que conste el nº de la Reunión y la Sede de
la misma.
Seleccionar una Agencia de Viajes y 1-2 Hoteles.
Concretar con la Agencia los temas de Inscripciones, Autobuses,
etc.
Concretar la Sede de la Reunión.
Preparar una Reunión de la Junta Directiva el jueves previo
a la Reunión.
Contactar con la Dirección de A. Primaria, y con el Coordinador
docente de A. Primaria para presentarles el programa de la Reunión,
y planificar la difusión del programa a todos los Médicos
de A. Primaria de la provincia.
Elaborar el presupuesto, con detalle de ingresos y gastos previstos.
En el mismo sentido, se realizará un desglose del Balance
final de la Reunión, que será presentado a la Junta
Directiva de la ACAD .
Elaborar el esquema de la Reunión, y presentarlo a la Junta
Directiva. Habitualmente se hace primero un Programa provisional,
para repartir hacia Febrero. En él ya debe estar claro quienes
son los Ponentes, horarios, etc. Debe incluir una Presentación-saludo,
Hoja de Inscripción, otra de Comunicaciones. Es conveniente
que la Organización tenga un FAX para recibir mensajes, comunicaciones,
y página web, ligada o incluida en la página de la
ACAD, con una dirección electrónica.
Hacia el mes de Agosto se reparte el Programa oficial. En él
ya estan más concretos los Temas, horarios, actos para acompañantes,
formas de Inscrición, etc.
El Programa definitivo se reparte en el Congreso. En éste
se añaden, a los datos anteriores, los títulos de
las Comunicaciones con sus autores y Centro de trabajo de procedencia.
Las ponencias y los resúmenes de las Comunicaciones deben
de estar en poder de la Organización de la Reunión
unos 15 días antes, para elaborar la Revista que se repartirá
durante la Reunión.
Se debe difundir la Reunión en Diario Médico, Sociedad
Española de Patología Digestiva, Revista Española,
Revista ACAD, así como en los Medios de Comunicación
locales.
Contactar con una Editorial, que elabore los posters de anuncio,
Boletines de Inscripciones, Hojas de Comunicaciones y Cartas de
presentación del congreso.
2.- OTRAS REUNIONES O CONGRESOS
La ACAD patrocinará o apoyará cualquier actividad científica en la Especialidad, siempre que concurran las siguientes condiciones:
3.- BECAS ACAD
La ACAD convocará anualmente unas ayudas para trabajos inéditos elaborados
por los Socios de la Asociación.
Las condiciones de presentación a las Becas se publicarán en la Revista
ACAD y en la página web, así como en los medios que
se considere oportunos.
Los trabajos presentados de forma anónima serán juzgados por la
Junta Directiva ( o por las personas en quien delegue), siendo este
resultado irrebatible. Excepcionalmente podrá dividirse el
premio entre dos trabajos.
Los trabajos premiados deberán presentarse en la Reunión Anual
del año siguiente, y serán publicados en la Revista
ACAD.
4.- INSIGNIAS DE ORO DE LA ACAD
La Junta Directiva de la ACAD propondrá la concesión de una Insignia
de oro a aquellas personas o entidades cuyos méritos excepcionales
en la Especialidad, o su dedicación a la Asociación,
las haga merecederas de la misma.
Esta propuesta se presentará a la Asamblea Ordinaria de Socios para su aprobación.
El mismo procedimiento
se realizará para el nombramiento de Socios de Honor u otras
distIniciones.
5.- REVISTA ACAD
La Junta Directiva designará a una persona como Director de la Revista y a otra
como Redactor Jefe . Ambos cargos tendrán una duración
de 3 años renovables.
El puesto de Redactor Jefe podrá ir unido a una gratificación económica,
que debe aprobarse en la propia Junta Directiva.
En cada Reunión de la Junta Directiva se incluirá un punto del orden del
día acerca de la situación de la revista, que será
desarrollado por el Director o el Redactor Jefe de la misma.
La Junta Directiva de la ACAD funcionará como Comité Editorial de la
Revista, aunque puede delegar esta tarea en otras personas que considere
idóneas para ello.
6.- GRUPOS DE TRABAJO
La Junta Directiva de la ACAD, de acuerdo con el Artículo 5º de los Estatutos,
podrá proponer la realización de cuantos Grupos de
Trabajo se consideren oportunos para fomentar la investigación
de áreas de la especialidad, facilitándoles la estructura
de la organización, así como medios humanos y materiales.
El funcionamiento
de los grupos de trabajo será autónomo, pero deberán
exponer su organización, formas de trabajo, proyectos, presupuestos
y personas responsables, para que sea aprobada por la Junta Directiva
de la ACAD.
Para ello informarán periódicamente en las reuniones de la Directiva de la ACAD.
7.- PÁGINA WEB
La ACAD dispondrá de una página web en la que publican diversos aspectos de
la misma: Estructura, ámbito, Junta Directiva, Reuniones,
temas de interés, enlaces con otras Asociaciones, etc.
La modificación de la página corresponde al Presidente de la ACAD y a las
personas que la Junta Directiva dictamine.
Para su funcionamiento podrá gratificarse a un webmaster. La Junta Directiva podrá
renovar cada dos años esta figura, estando pendiente la forma
de hacerlo.
8.- REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
Serán convocadas por el Secretario a propuesta del Presidente. Al menos
se realizarán 3 al año: en la Reunión Anual
de la ACAD y previa a la Asamblea de Socios, a final de año
(o comienzos del nuevo año) para renovar los cargos correspondientes,
y en mayo o junio para resolver las Becas de la ACAD.
De todas ellas
se levantará Acta por el Secretario, que debe de enviarse
a todos los miembos de la Junta antes de la siguiente reunión.
A la Junta serán convocados, además del Presidente, Vicepresidente, Tesorero,
Secretario y Vocales de cada provincia, las siguientes personas:
Director de la Revista, Redactor Jefe de la misma, Presidente de
la reunión anual del año siguiente, Responsables de
cada Grupo de Trabajo de la ACAD, y Presidente saliente en su calidad
de representante de la ACAD en la SEPD.
Los cargos a renovar anualmente serán publicados en la Revista ACAD, en
la página web, y en la forma que se considere oportuna.
Los relevos de los cargos de Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario
se realizarán el 1 de enero siguiente a la Asamblea ordinaria
de socios, realizada habitualmente en la Reunión anual Sin
embargo, los relevos de los Vocales podrían realizarse ya
en la reunión de la Junta Directiva que se realice tras la
Reunión anual, aunque ésta tenga lugar antes del 1
de enero. Se recuerda que, de acuerdo con los Estatutos, los cargos
tienen una duración de 2 años, excepto para Secretario
y Tesorero, que será de 3 años.
La Junta resolverá todos los asuntos que, de acuerdo a los Estatutos, le compitan,
pero en especial:
Controlará el Programa, Presupuesto y desarrollo de las Reuniones anuales.
Resolverá el concurso anual de las Becas.
Conocerá la situación de la Revista ACAD y animará
a los socios a su participación.
Estimulará los grupos de Trabajo existentes, y conocerá
su funcionamiento.
Conocerá la situación económica de la ACAD.
Ratificará los convenios, económicos o de otro tipo,
con otras entidades para el desarrollo de los fines de la Asociación.
Funcionamiento de la Secretaría Técnica de la ACAD.
9.- TESORERÍA DE LA ACAD
Los ingresos habituales de la ACAD se producen por las cuotas de asociados y
los beneficios de los Congresos, Reuniones, etc.
Los socios deben abonar la correspondiente cuota por domiciliación bancaria.
Los organizadores
de las Reuniones o Congresos, presentarán un Presupuesto
con detalles de ingresos y gastos previstos, para su aprobación.
La organización de la Reunión Anual retirará
del beneficio, si lo hubiere, la cantidad que se considere oportuna,
para mejora de las instalaciones de su Centro de trabajo. En el
momento actual esta cantidad se ha fijado en 200.000 pts. El resto
del beneficio, si lo hubiere, será pasado a la Tesorería
de la ACAD. Igualmente, la ACAD correría con el gasto correspondiente
en caso de balance negativo de la Reunión.
En el momento
actual no se considera oportuno gratificar económicamente
a los Ponentes de los temas de la Reunión Anual.
Los miembros
de la Junta Directiva y otras personas convocadas a la misma recibirán
una determinada cantidad por kilometraje para compensar los gastos
de desplazamiento.
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